为什么不能取消会计的库存明细账

取消会计明细账无法防范舞弊
　　假设有一销售提货单是假造的，仓库管理员未能识别出来而发货了，总之，货被人提走了而未收到款项。此后，提货单同时也录入系统，这笔存货被扣除。单从仓库管理的角度来看，“账实相符”，显得一切正常。也就是说，依靠仓库管理系统的自身机制，是无法杜绝此类问题的。在当前ERP下，会计能发现这一问题吗？ERP的设计特点是模块化，一般划分为总账、固定资产、销售订单处理、存货控制、应收账款、应付账款、采购订单处理和工资等八大块（正应了“大卸八块”的成语），会计人员掌管总账，有关的业务模块掌管明细账，并在业务发生时，自动生成只有金额没有数量的总账分录发送到总账模块。所以，销售模块向会计的总账模块发送分录“借：银行存款（应收账款） 贷：主营业务收入”，仓库模块也向会计总账模块发送分录：“借：主营业务成本 贷；库存商品”。
　　既然在ERP中，会计自身不设明细数量账，只能依赖仓库明细账的查询功能，而仓库账中确有其事，会计总账模块只好全接收了，其结果当然是，在会计系统中，这笔业务没有“借：银行存款 贷：主营业务收入”的记录，却有“借；主营业务成本 贷：库存商品”的记录，这一票货毫无回报地说没就没了，其成本则混进其它已销售商品的成本中，被掩盖起来，这就是“管货的也管明细账，只向会计报总金额”的直接后果，可见，ERP的设计者连基本的会计常识都没有，其思路是大有问题的！
　　正确的做法应当是，财务会计也同时开设库存明细账，依据多联式原始凭证的“财务联”记账，进行数量与金额的双重登记，并与仓管员的仓库数量账相互核对，通过在实物数量上的“账账相符”（如有差异，应可以解释）来保证企业的资产完整。上述业务有两种可能：
　　一、造假行为只局限于出货环节。假销售提货单是直接交到仓库去提货的，属盗窃行为，则会计手头不可能有原始凭证的“财务联”，在会计的库存账上当然没有任何记录。通过仓库存货账与会计存货账的明细数量比对，就能锁定这一笔有差异的业务，进而采取追查报案、完善单据识别手段等措施来“亡羊补牢”；
　　二、造假行为是系统性的，延伸到全套“多联式原始凭证”，其“财务联”也送到了会计手中，这就启动了复式簿记的“资产保护机制”了：
　　如果是本期销售本期收现，那么与之对应的银行存款汇进了哪个账号，或者谁经手收取了现金？
　　如果是冲销已收的预收账款，单据上指明的客户在本公司账上是否确有预收账款余额？经手人是否得到该客户的授权委托？
　　如果是赊销，单据上指明的客户是否通过了本公司的信用评估，从而可以将其欠款挂在应收账款上？经手人是否得到该客户的授权委托？
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　　为该笔出货配上对应科目的努力，也是寻求对这些问题解答的过程，加上与相关客户的及时对账沟通，很轻易地就能揭露舞弊行为，这就是复式簿记在企业对外交易中所发挥的，难以绕过去的“保护资产”的作用。
　　取消会计明细账易导致账账不符
　　取消会计明细账的另一严重后果是，ERP下的库存明细账与会计总账不符。我们先来考察类似的例子，从银行存款调节表的编制说起。它是从银行对账单和企业银行存款账开始的，这两个余额可能不一致，因为同一笔款项会有一方已收、已付而另一方未收、未付，或某一方错记、漏记和重记的情况。查清后，调节表为双方分别补上已方未记的款项，改正单方错记、漏记和重记的款项，直至两个余额相等为止。这就说明，银行与企业的两套账具有重迭性或相似性，但在一定时点上，两者之间又可能存在差异。编制银行存款调节表的过程，并不是去修改双方的账面记录使其一致，而是要达到“差异可解释”的状态。
　　与此类似，仓库存货账与会计库存账之间当然也有差异，原因至少有：
　　一、错误的业务处理。双方难免会发生单方的错记、漏记和重记
　　二、未达业务。会计和仓库在相同业务的处理上存在着“时间差”，如在月末“货已到，款未付”。仓库是一定要记录的；会计则由于发票等单据未到无法及时记录。
　　三、主体差异。仓库管理员的实物保管责任，是以他能够控制的物理空间范围为限的，如上锁的库房和堆场等。其中，除了企业自有的存货，可能还有代管顾客未及提走的存货，暂管尚未通过验收的存货等诸多情况，这都必须构成仓库账的内容；而在会计的存货账上，只记录属于会计主体所有权的存货。两者之间因统计口径上的不同而形成“永久性差异”。
　　四、制度差别。由于制度规定不一致而引起的双方差异也常发生，表现在：
　　1.会计上规定的原材料成本口径不仅限于发票价格，可能还要加上其它费用；而仓库对进货金额的记录只能依据发票价格，对于其它费用单据并不知情；
　　2.除了有数量也有金额的业务必须登记以外，会计还必须对只涉及金额不涉及数量的业务也加以记录，如购货进仓后又收到供应商退回的折扣金额，或因故补付给供应商的差价款等，这些业务金额都要调整相应的存货成本；而仓库只登记有实物进出的数量和金额，对上述业务无从得知，更不用说调整了；
　　3.“款已收，货未付”的未达业务，在跨月时也有麻烦，会计核算要求当月必须结转销售成本，从而在帐上立即注销相应的存货，无论是否已经发货；而从实物角度看，很可能这些存货根本还没有被提走，仓库当然还保持着原有的记录。
　　五、舞弊行为。往往单方反映在仓库记录上。
　　由此可见，仓库和会计对于同一业务的记录脱节，是极为正常的现象。甚至可以说，两者一致只是偶然的，两者不一致才是必然的。所以，最简明的方法当然是，采用两套账分别记录，然后定期核对和解释差异。我们常说“账账相符，账实相符”，所谓“账实相符”，是指仓库账要与实物数量相符，所谓“账账相符”，是指会计账与仓库账经过核对后，要达到“差异可以解释”的状态，如果有错弊，要及时处理。
　　下表中，我们以A材料为例，列举一些完全可能发生的，导致双方账面差异的业务分别在仓库存货账与会计存货账中登记。请读者观察一下，从“故事开始时”的双方完全一致，到“故事结束时”的分道扬镳，差异是如何产生的。再试着设想，有什么格式能用一套账来同时满足两家的要求，就可以体会ERP设计思想的荒唐了。